La guida alle norme antiriciclaggio per i professionisti: l'organizzazione dello studio e la verifica della clientela per evitare le sanzioni

I professionisti sono chiamati a rispettare le norme antiriciclaggio in modo tale da evitare le contestazioni di violazioni da parte della Guardia di Finanza: molte sono state le variazioni in materia e numerose sono le clausole da rispettare al fine di evitare sanzioni. In questa sede si desidera fornire un vademecum per tutti i professionisti, in modo tale da consentir loro di conoscere tutte le norme antiriciclaggio previste e agire nel miglior modo possibile.

LEGGE ANTIRICICLAGGIO E GLI ADEMPIMENTI DEL PROFESSIONISTI

Il video seguente non solo fornisce un approfondimento in merito alla normativa antiriciclaggio, ma consente anche di comprendere quali sono i malcontenti e le soddisfazioni in merito, dal punto di vista dei professionisti.

QUALI SONO LE FIGURE CHE DEVONO ADEMPIERE A TALI NORME ANTIRICICLAGGIO?

Rientrano tra le figure di professionisti che devono assolvere agli obblighi previsti dalle norme antiriciclaggio le seguenti figure:

• i ragionieri e periti commerciali, i dottori e i consulenti del lavoro iscritti all'albo
• i soggetti che rende i servizi forniti da periti, da consulenti e da altri soggetti che svolgono attività di contabilità e tributi; 
• i notai e gli avvocati nel caso in cui compiessero una qualche operazione finanziaria o di natura immobiliare per conto dei propri clienti, o anche quando assistono quest'ultimi nella predisposizione o nella realizzazione di operazioni diritti reali su beni immobili o attività economiche; 
• i soggetti che prestano servizi relativi a società e trust.

UNA DELLE PRINCIPALI NORME ANTIRICICLAGGIO: L'ADEGUATA ORGANIZZAZIONE DEL PROPRIO STUDIO

Ai professionisti spetta il compito di segnalare alle autorità competenti le operazioni sospette di riciclaggio, oltre che le infrazioni in materia di utilizzo di contante, ma allo stesso tempo è loro dovere organizzare adeguatamente il proprio studio. Tale norma rientra tra gli adempimenti formali richiesti ai professionisti.

In primo luogo, è opportuno definire le procedure interne che stabiliscano gli incarichi e le mansioni, con deleghe chiare e precise: va da sé che ciò non può prescindere da un'adeguata formazione. Inoltre, per ciò che riguarda l'organizzazione interna allo studio, è possibile fornire al lettore interessato tutti i passaggi che un professionista deve compiere, in base a quanto previsto dalla normativa antiriciclaggio, ovvero i seguenti:

• stabilire se la prestazione richiesta dal cliente rientra fra quelle soggette al monitoraggio;
• verificare adeguatamente il profilo della clientela;
• alimentare il fascicolo del cliente;
• registrare i dati rilevanti e le operazioni nell'archivio unico.

QUALI SONO LE ATTIVITÀ SOGGETTE ALLE NORME ANTIRICICLAGGIO?

Le attività che non rientrano tra gli obblighi antiriciclaggio sono veramente poche e comprendono le seguenti prestazioni:

• le prestazioni in materia di amministrazione del personale;
• le prestazioni in materia di redazione e/o trasmissione delle dichiarazioni fiscali;
• le prestazioni in materia di formazione;
• la funzione di sindaco.

Per la restante parte delle attività, il fattore da considerare è il valore delle operazioni, ovvero:

• nel caso in cui le attività abbiano un valore considerato indeterminato o indeterminabile, esse sono sempre soggette alle norme antiriciclaggio;
• nel caso in cui le attività abbiano un valore determinato, l'obbligo di applicare le norme antiriciclaggio scatta solo se quest'ultimo supera la soglia dei 15.000€.

IN CHE COSA CONSISTE L'ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA? QUALI SONO LE PROCEDURE DA RISPETTARE?

Una volta che il professionista ha ben chiarito se la prestazione richiesta rientra quelle soggette agli obblighi antiriciclaggio, è necessario procedere con l'adeguata verifica della clientela. Tale analisi prevede tre metodologie differenti, ovvero le seguenti:

• ordinaria, applicata nella maggior parte di casi;
• semplificata, nel caso in cui esistano i requisiti soggettivi e oggettivi compresi nella norma;
• rafforzate, applicate nel caso in cui la figura del cliente presenti un rischio elevato oppure non è fisicamente presente.

FOCUS SULLA VERIFICA ORDINARIA

La VERIFICA ORDINARIA consiste in una serie di adempimenti che devono essere assolti dal professionista stesso, oppure dai propri collaboratori. Come prima cosa è opportuno identificare e verificare l'identità del cliente, tramite un documento d'identità in corso di validità e in presenza dello stesso.

Nella verifica dell'identità del cliente è importante valutare anche i profili di rischio, considerando la tipologia e la prestazione professionale richiesta.

ULTIMI STEP PER LA VERIFICA DEL CLIENTE: L'AGGIORNAMENTO DEL FASCICOLO E LA REGISTRAZIONE

Una volta verificata l'identità del cliente è importante non trascurare il fascicolo dello stesso, raccogliendo tutti i documenti e i dati acquisiti fino ad ora, ovvero: i documenti d'identità, le visure camerali, le dichiarazioni del cliente, le attestazione ai fini privacy e la check-list per la valutazione del rischio; è fondamentale procedere con l'aggiornamento del fascicolo del cliente durante la prestazione professionale.

Mantenendo aggiornato il fascicolo del cliente, è necessario procedere con la registrazione dei dati più rilevanti e ciò può essere realizzato sia all'interno di un archivio cartaceo oppure con modalità informatica.

I tempi necessari per la registrazione sono serrati, poiché la normativa prevede al massimo trenta giorni dal momento dell'accettazione dell'incarico o dal compimento dell'operazione.